Co to jest nota korygująca? Jak ją wystawić?

Prowadząc firmę w branży e-commerce czy współpracując z firmami kurierskimi, często można spotkać się z następującym pytaniem: jak wystawić notę korygującą? Jest ono ważne, bo dokument ten stanowi nieocenioną pomoc w sytuacji, gdy konieczne staje się wprowadzenie zmian za towary i usługi na fakturze pierwotnej.

Czego dowiesz się z tego artykułu?

W tym tekście podejmujemy temat wystawiania noty korygującej do faktury sprzedaży. Odpowiadamy na pytania:

• Czym jest nota korygująca?
• Jakie są różnice między notą korygującą a fakturą korygującą?
• W jakich okolicznościach znajduje zastosowanie nota korygująca?
• Jak wystawić notę korygującą przy uwzględnieniu wymaganych danych oraz odpowiedniego ich rozmieszczenia na dokumencie?

Nota korygująca do faktury – co to takiego?

Nota korygująca to dokument księgowy, który służy do skorygowania pomyłek formalnych w otrzymanej fakturze za zakup towaru lub usługi. Jest pomocna w przypadku, gdy na dokumencie występują błędy w danych, które nie wpływają na wartość transakcji czy wysokość podatku VAT wykonanych usług/ ilość dostarczonych towarów.

W praktyce oznacza to, że nabywca towaru lub usługi może samodzielnie skorygować błędy w fakturze, bez konieczności proszenia o to osoby, która ją wystawiła (sprzedawcy). Jak można się domyślić, jest to szczególnie wygodne rozwiązanie w branży kurierskiej oraz e-commerce, gdzie przepływ dokumentów jest naprawdę intensywny, a czas i termin płatności odgrywa kluczową rolę.

Różnice między fakturą korygującą a notą korygującą

Choć faktura korygująca i nota korygująca mogą wydawać się podobne (przynajmniej z nazwy), różnią się one jednak istotnymi aspektami.

Faktura korygująca to nowy dokument, który całkowicie zastępuje oryginalną fakturę. Oznacza to, że stara faktura traci moc prawną na rzecz nowej, w której dane zawarte już są poprawne. Z kolei nota korygująca nie zastępuje oryginalnej faktury – służy jedynie do wprowadzenia konkretnych zmian, a oryginalny dokument pozostaje nadal ważny.

W przypadku faktury korygującej jest ona wystawiana zawsze przed sprzedawcę, gdy zachodzi potrzeba zmiany wartości transakcji, na przykład przy zwrocie towaru, udzieleniu rabatu czy naliczeniu stawki VAT. Wystawcą noty korygującej natomiast jest nabywca, ale tylko w przypadku pomyłek formalnych, takich jak błędny adres czy nieprawidłowy NIP – nie może ona służyć do zmiany elementów faktury wpływających na wartość sprzedaży czy rozliczenie podatku VAT.

W jakich sytuacjach używa się noty korygującej?

Jak już zostało wspomniane, nota korygująca znajduje zastosowanie wyłącznie w przypadku pomyłek formalnych w otrzymanej fakturze. W branży kurierskiej i e-commerce najczęściej spotykane sytuacje wymagające wystawienia noty korygującej to:

• Błędnie wpisane dane identyfikacyjne nabywcy lub sprzedawcy (nazwa firmy, adres siedziby).
• Nieprawidłowy numer NIP kontrahenta.
• Błędnie wpisany numer listu przewozowego.
• Nieprawidłowa data wystawienia faktury lub sprzedaży.
• Pomyłki w numerach innych dokumentów, na które powołuje się faktura.
• Błędy w numerze faktury, której dotyczy korekta.

W przypadku konieczności zmiany elementów faktury wpływających na rozliczenie podatku VAT (zła wartość towaru, stawka podatku) nie może zostać wystawiona nota korygująca. Wymagane jest uzyskanie faktury korygującej od sprzedawcy.

Jak wystawić notę korygującą – wszystkie etapy

Wystawienie noty korygującej wymaga uwzględnienia określonych danych, które muszą zostać zawarte w prawidłowej formie.

Jakie dane zawiera nota korygująca?

Poprawnie wystawiona nota korygująca musi zawierać elementy wymagane przez przepisy. Oto lista obowiązkowych danych:

• Numer i data wystawienia noty korygującej.
• Dane identyfikacyjne nabywcy i sprzedawcy wystawiającego fakturę (nazwa, adres, NIP).
• Numer faktury, której dotyczy korekta.
• Datę sprzedaży, której dotyczy nota.
• Wskazanie treści korygowanej informacji.
• Treść prawidłowej informacji.
• Podpis osoby uprawnionej do wystawienia noty korygującej.
• Podpis osoby uprawnionej do otrzymania noty korygującej ze strony sprzedawcy.

Wzór noty korygującej

Nota korygująca powinna mieć przejrzysty i czytelny układ.

Najważniejsze elementy to nagłówek z tytułem „NOTA KORYGUJĄCA” oraz numer dokumentu w górnej części. Poniżej należy umieścić dane identyfikacyjne wystawcy i odbiorcy, a następnie informacje o korygowanej fakturze. W centralnej części dokumentu powinny znaleźć się dwie kolumny: „JEST” (błędny zapis) oraz „POWINNO BYĆ” (prawidłowy zapis). Na dole dokumentu należy zostawić miejsce na datę i podpisy obu stron.

Warto zaznaczyć, że większość programów księgowych ma wbudowane szablony not korygujących, które automatycznie mają możliwość wystawienia odpowiedniego układu dokumentu i zawierają wszystkie wymagane elementy.

Wystawianie noty korygującej

W celu wystawienia noty korygującej:

1. Upewnij się, że błąd dotyczy wyłącznie kwestii formalnych, a nie wartości transakcji czy kwoty podatku.
2. Przygotuj dokument noty korygującej, korzystając z programu księgowego lub gotowego szablonu.
3. Wprowadź wszystkie wymagane dane formalne, w tym numer i datę wystawienia noty oraz dane sprzedawcy i nade nabywcy.
4. Wskaż numer faktury, której dotyczy korekta, oraz datę jej otrzymania.
5. Zapisz dokładnie, która informacja jest korygowana, podając jej błędne i prawidłowe brzmienie.
6. Podpisz notę jako osoba uprawniona do jej wystawienia.
7. Sporządź dwa egzemplarze dokumentu – jeden dla wystawcy, drugi dla sprzedawcy.
8. Prześlij notę do sprzedawcy (wystawcy faktury) celu jej akceptacji i podpisania.
9. Poczekaj na zwrot podpisanego egzemplarza od sprzedawcy.
10. Dołącz notę korygującą do oryginalnej faktury i zarchiwizuj dokumenty.

W przypadku wszelkich wątpliwości w kwestii noty korygującej do faktury związanej z usługami kurierskimi zachęcamy do kontaktu z naszym Biurem Obsługi Klienta.

Jak wystawić notę korygującą do faktury – podsumowanie

Przy znajomości podstawowych zasad i skrupulatności w stosowaniu się do nich wystawienie noty korygującej do faktury nie powinno być problemem.

Przede wszystkim należy pamiętać, że nota korygująca służy wyłącznie do poprawiania błędów formalnych, takich jak nieprawidłowe dane adresowe czy numery dokumentów, nigdy zaś do zmiany wartości transakcji czy stawek podatku (tutaj potrzebne jest wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę towaru czy usługi).

Bardzo ważne jest zawarcie w dokumencie noty korygującej wszystkich wymaganych danych według przyjętego wzoru.

Nie można też zapominać o zachowaniu kopii dokumentu i dołączeniu jej do oryginalnej faktury w dokumentacji księgowej.

Przestrzeganie tych zasad pozwoli na sprawne korygowanie pomyłek w dokumentach i utrzymanie porządku w księgowości, zwłaszcza jeśli w grę wchodzi obsługa dużej liczby transakcji lub przesyłek.